Fatura Entegrasyonu Nedir, Nasıl Kullanılır?

Fatura entegrasyonu; e-ticaret yapan kişilerin internet üstünden otomatik olarak e-fatura kesmelerine olanak sağlayan işlemdir. Firmalar, e-fatura entegrasyonu ile alışverişlerini elektronik ortamda otomatik, kolay ve anlık bir biçimde faturalandırır.

Yapılmış olan entegrasyon işlemi ile hem e-ticaret sistemi hem de e-fatura sistemi karşılıklı veri alışverişine girer. Bu ise, yapılan satış ile ürün ve hizmetleri muhasebeleşmek için zaman kazandırır.

E-ticaret sürecinde firmalar için maktu fatura iş yükü içerir. İnternetten yapılan satıştan sonra faturanın yazdırılması, çıktı alınması ve gönderilmesi için bir sistem oluşturulması gerekir.

Siparişe göre müşterilerin bilgilerinin tanımı yapılmalıdır. Ardından da faturanın şablonu hazırlanmalıdır. Sonrasında ise fatura kesin işlemi yapılmalı ve gerekli tüm veriler maktu faturaya yazdırılmalıdır. Daha sonra hazırlanan maktu faturaların pakete ilave edilerek kargo ile gönderilmesi gerekir.

Kargo ile gönderilen kağıt faturanın doğru adrese ulaşması ve bazen mükellef firmanın isteği doğrultusunda hazırlanan kağıt faturanın farklı adrese gönderimi gerekir. Bazen de fatura istenen adrese ulaşmaz.

Böyle bir durumda ise yaşanan tüm aşamalar yeniden tekrarlanır. Yani yeniden fatura hazırlanarak tekrar kargoya verilir. Bütün bu işlemler ise hem maliyet hem de zaman kaybı yaşanmasına neden olur.

E-ticaret entegrasyonu ile e-fatura zaman kaybına yol açan ve operasyonel aşamaları sekteye uğratan bu tür durumlar için son derece büyük bir kolaylıktır.

E- ticaret firmalarının fatura sürecini hızlandıran ve rahatlatan bu sistem, internet ortamında e posta ile faturaların hızlı bir şekilde hazırlanmasını sağlar. Aynı zamanda da son derece hızlı bir şekilde müşteriye gönderilmesine olanak tanır.

Firmaların e-ticaret ile e faturaya ulaşmasının en basit yolu kullanılmakta olan e-ticaret sisteminin entegreli e-fatura sistemine sahip olmasıdır. Böylece ek bir işleme ihtiyaç hissedilmeden e-ticaret üzerinden yapılmakta olan her işlem e-fatura işleminde de kullanılır.

Bu işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı yani GİB tarafından belirlenmekte olan şartları sunan entegratörler yapar.  E-fatura sistemine geçiş firmalar için zaman ve maliyet kazancı sağlar.

Bu makalemizde fatura entegrasyonu nedir, fatura entegrasyonu avantajları nelerdir, fatura entegrasyonu hizmeti veren firmalar hangileridir sorularına cevaplar vereceğiz.

Fatura entegrasyonu nedir?

Fatura entegrasyonu, e-ticaret yapmakta olan kişilerin internet üzerinden fatura kesmeleridir. Entegrasyon bulunmayan e-ticaret işlemlerinde satışlar e-ticaret ile yapılır. Fakat faturalandırma kısmında eski tür kağıt fatura kullanılır.

Firma, e-ticaret ile satış yapmasına rağmen gelen siparişlerinizi tek tek kağıt çıktı alarak ayrı ayrı faturalandırır. Bu noktada da muhasebeleştirilme işine tabi tutulur. Doğal olarak bu tarz durumlar ciddi bir iş yükü yaratır. Ayrıca zamanın yanında maliyet açısından da zarar verir.

Firma e-ticaret entegrasyonu yaptığı zaman ise bütün alışverişler basit bir şekilde faturalandırılır. Firma e-ticaret sistemine entegre ettiği e- faturayı internet üstünden hızlı ve kolay bir şekilde faturalandırır.

Böylece entegrasyonu yapılmamış sistemde olduğu gibi tek tek çıktı almak ve ayrı ayrı faturalandırmak zorunda kalmaz. Aynı zamanda bu şekilde hazırlanan faturalar internet ortamında son derece hızlı bir şekilde fatura sahibine iletilir.

Fatura entegrasyonu ile faturada yer alan veriler güvenle internet ortamında saklanır. Ayrıca hızlı bir şekilde müşteriye ulaşan fatura hızlı bir tahsilat olmasını da sağlar.

Fatura entegrasyonunun avantajları nelerdir?

Elektronik faturaların kullanımı ile kağıt faturaların kullanımı azalmaya başlar. Basımı, yazımı, saklanması ve müşteriye ulaşımı ile kağıt faturalar çok fazla zaman kaybettirir. Ayrıca maktu faturalarda hataların düzeltimi de bir hayli zor olur.

Elektronik faturaya geçen firmalar fatura ve sipariş işlemlerini daha verimli şekilde yürütür. Kısaca fatura entegrasyonunun avantajları şu şekildedir;

• Maktu faturalar gibi olmadığından mürekkep ya da kağıt gibi malzeme gideri bulunmaz.
• Maktu fatura kargo ile giderken elektronik faturalar e-posta ile gider. Bu sayede de kargo masrafı olmaz.
• E-faturalar elektronik ortamda yazıldığı için daha hızlı hazırlanır. Aynı zamanda klavye ile yazıldığından yazının şekli ya da görünüşü sorun yaratmaz.
• Fatura hızlı hazırlanır. Bunun sonucunda diğer işlemler de hızlanır. Tüm bunların sonucunda ise fatura müşteriye çabuk ulaşır. Ayrıca tahsilat da daha hızlı olur.
• Bilgiler bilgisayar ortamında olduğu için rafları ya da diğer faturaları karıştırmadan istenen belgeye hızlıca ulaşılır.
• Faturalar elektronik ortamda saklandığı için dolaba da gerek kalmaz. Bu sayede yerden tasarruf edilir.
• Bu sistemde güvenlikte sağlanır, bilgilerin kaybolma gibi bir ihtimali bulunmaz.
• Devamlı müşterinin bilgileri kayıtlı olduğu için bu bilgiler tek tuşla yeni faturaya geçer.

Fatura entegrasyonu nasıl yapılır?

İnternet ortamı üstünden fatura entegrasyon işlemi yapılır. Bunun için başvuru formu ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na  başvuru yapılması gerekir. Çünkü bu işlem, GİB tarafından istenen şartları yerine getiren entegratörler tarafından yapılır.

Bu entegratörler internet ortamında fatura entegrasyonu düzenleme yetkisine sahip olurlar. Entegrasyon işini sadece yetki sahibi olan birisi yapar.

Satıcı e-faturayı kestikten sonra entegratör isminde bulunan portallara gönderir. Gönderilmiş olan bu fatura Gelir İdare Başkanlığı yani GİB)ile uyumlu bir biçimde portal içinde değişime uğrar. Daha sonra e-fatura GİB’e, oradan da alıcıya internet ortamında ulaşır. Kısaca şu şekilde olur;

Satıcı – Entegratör – GİB – Alıcı

Fakat belirtmek lazım ki e-fatura kesilecek kişi de fatura entegrasyonu kullanıyor olmalıdır. Fatura kesilecek kişi bu sisteme dahil değilse kesilecek fatura sadece e-Arşiv faturadır.

Bu tür bir durumda firmalar e-arşiv faturalarını gönderir. İsteyen herkes e-fatura mükellefi olabilir. Ama yıllık hasılatı 10 milyon Türk Lirası’nın üzerinde olan firmalar ve bazı ÖTV’ye dahil mal üreten firmalar e-fatura mükellefi olmalıdır.

 Fatura entegrasyonu türleri nelerdir?

Fatura entegrasyonu türleri 3’e ayrılır. Bunlar;

1. Kağıt fatura,
2. e fatura
3. e arşiv fatura

şeklindedir. E- fatura; bu sisteme kayıtlı olan firmalara gönderilir. Bu firmaların bir web sitesine sahip olması gerekir. Bu firmalar, yıllık hasılatı 10 milyon üzerinde olan ve ÖTV’ye tabi mal üreten firmalar ile sisteme dahil olmak isteyen firmalardır.

Firmalar bu sisteme kayıtlı olmadığında bunlara e-arşiv fatura gönderilir. E- fatura, internet ortamı üzerinden alıcıya gönderilmeden önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. Ama e-arşiv faturada bu tür bir durum söz konusu değildir.

E-arşiv faturada ay sonlarında bir kereliğe mahsus faturaların GİB’e iletilmesi yeterlidir. Bu arada klasik kağıt faturada olan siparişlerinizi tek tek iletme, fatura kesme, çıktı alma, kağıt masrafı, kargo ücreti ve korunması için dolap ya da buna benzer ayrıntılara internet ortamında gerek yoktur.

Elektronik ortamda fatura hızlıca müşteriye iletilir. Aynı zamanda hasılat da son derece kısa bir zamanda gerçekleşir.

Fatura entegrasyonu hizmeti veren firmalar nelerdir?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetki verilen ve mükellefleri adına e-belgeler oluşturma, saklama ve gönderme yetkisi olan aracı firmaya entegratör denir.

Entegratörler mükellef firmalar adına e-fatura, e-arşiv fatura, e-defter ile e-irsaliye gibi belgeleri hazırlama, gönderme ve alma yetkisine sahip olurlar. Ayrıca entegratörler bu verileri güven içinde korumak zorundadır.

Fatura entegrasyonu hizmeti veren firmalar için yetki Gelir İdare Başkanlığı (GİB) tarafından verilir. Bunun için GİB’in belirlediği şartları yerine getirmek gereklidir. GİB’in yetki vermediği hiçbir firma fatura entegrasyon hizmeti veremez.

Fatura entegrasyon hizmeti verme sadece bir işi yapma değil, çözüm ortaya koyma yeteneği ve devamlılık sağlamayı da gerektirir.

Fatura entagrasyon hizmeti veren bir firma seçilirken bazı hususlar dikkate alınır. Öncelikle entegratör hizmet vermekte olduğu mükellefin bilgilerini saklamakla yükümlüdür.

Entegratörden hizmet alınması demek, tüm fatura entegrasyon aşamalarını yönetmekte olan bir firma ile çalışmak demektir. Sizin adınıza işlem yapma ve verileri saklama sorumluluğu olur. Aynı zamanda fatura entegrasyonu yapan firmalar mükelleflere sundukları hizmetle zaman, hız ve kullanım kolaylığı da sağlar.

Günümüzde fatura entegrasyonu hizmeti veren bir çok firma bulunmaktadır. Piyasada en çok bilinen fatura entegasyonu firmalarından bazıları şunlardır;

• Bir Fatura
• Bizim Hesap
• Logo
• Paraşut

İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra sizin için en uygun firmayı tercih etmenizi tavsiye ederiz.

Kullanıcılar bunları da sordu

Okuyucularımızın fatura entegrasyonu ile ilgili sormuş olduğu sorulara aşağıda kısa kısa cevaplar vermeye çalıştık. Sizin de “fatura entegrasyonu” ile ilgili sormak istediğiniz bir soru olursa aşağıdaki yorum bölümünden bize yazın. En kısa sürede sorunuza cevap vermeye çalışacağız.