E-fatura nedir, nasıl kesilir? sorularının cevabı bu makalede. Ticaretle uğraşan bütün herkes fatura kesmek zorunda. Fatura, satılan bir ürün veya hizmetin ücretinin ilgili kişiden tahsil edilmesi ile tamamlanan ticaretin resmi kayıtlara geçirilmesidir. Ticaretle uğraşan herkes fatura keser.
Eğer yapılan ticaret sonrası fatura kesilmez ise tespiti halinde çok büyük para cezası var. Fatura Maliye Bakanlığı tarafından onaylanan fatura koçanlarına elle veya bilgisayarda yazılır. Teknolojinin gelişmesi ile birlikte faturanın hem kolayca kesilmesi hem de dijital ortamda takibinin yapılması amacıyla e-faturaya geçilmiştir.
Fatura mali bir konu olduğu için insanların mesafeli olduğu bir konudur. Yani insanların az bildiği bir konudur. Bu makalemizde firmaların az bildiği bir konu olan e-fatura nedir, e-fatura nasıl kesilir, e-faturaya nasıl başvurulur gibi soruların cevaplarını vereceğiz.
E-fatura nedir?
E-fatura, standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenip 05.03.2010 tarihli ve 397 sıra numaralı Vergi Üsul Tebliği ile hayata geçirilen, fiziksel bir faturada olması gereken tüm bilgileri içeren satıcı ile alıcı arasındaki ticaretin online bir platform üzerinden belgelenmesidir.
E-fatura sanılanın aksine yeni bir belge türü değildir. Var olan fiziksel faturanın online ortama uyarlanmış halidir. E-fatura hukuki statü olarak fiziksel faturanın sahip olduğu tüm hukuki niteliklere sahiptir.
E-fatura ile ilgili tüm süreç Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenip uygulanmaktadır. E-faturaya geçilmesindeki amaç ülke genelinde uygulama birlikteliğinin, zaman ve maliyet tasarrufu sağlanmasıdır.
E-fatura mükellefi ne demek?
E-fatura mükellefi vergi mevzuatına göre elektronik fatura düzenleme yükümlülüğü olan işletmeleri ifade eder. Bu işletmeler dijital faturalarını elektronik ortamda düzenleyip göndermekle yükümlüdür. E-fatura mükellefleri belirli bir ciroya veya faaliyet türüne sahip işletmeler olabilir. Bu yükümlülüğü yerine getirmek hem işletmelerin kağıt tasarrufu yapmasını sağlar hem de vergi işlemlerini hızlandırır.
E-fatura mükellefleri elektronik fatura düzenleme yeteneğine sahip olmalı ve dijital altyapılarını bu amaçla hazırlamalıdır. Bu işletmelerin dijital dönüşüme ayak uydurmasını sağlar ve vergi uyumunu artırır.
E-fatura ne zaman başladı?
E-fatura Türkiye’de 2014 yılında hayata geçirilen önemli bir dijital dönüşüm adımıdır. Vergi mevzuatının bir parçası olarak, işletmelerin kağıt faturaları dijitalleştirmelerini sağlamak amacıyla başlatıldı. Türkiye’deki e-fatura uygulaması işletmelerin vergi işlemlerini kolaylaştırırken çevre dostu bir yaklaşım sunar.
E-fatura kullanmak zorunlu Mu?
Gelir İdaresi Başkanlığı 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle e-fatura kullanmak için zorunlu geçişleri başlattı. Resmi gazete de yayınlanan 19.10.2019 tarihli Vergi Usul Kanununu tebliğine göre 2018 veya 2019 yılında cirosu 5 milyonun üzerinde olan firmaların e-fatura mükellefi olması zorunlu hale getirdi.
Yıllık cirosu 5 milyon üzerinde olan firmalar 2020 yılından itibaren e-fatura kullanmaları şartı getirildi. Bunun yanında cirosu 5 milyon üzerinde olan işletmelerin 1 Ocak 2021 tarihinden itibaren E-fatura ile birlikte e-defter uygulamasını da kullanmaları zorunlu hale getirildi. E-fatura zorunluluğu olan firmalar hangileridir? Sorusunun cevabını aşağıda bulabilirsiniz.
Yasal olarak kimler e-fatura mükellefidir?
E-fatura zorunluluğu olan firmalar şunlardır;
- 2018 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan vergi mükellefleri,
- 2018 veya 2019 hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- 2020 veya takip eden hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon ve üzeri olan mükellefler,
- Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu üzerinden lisans alan mükellefler,
- Hizmet Sağlayıcılar,
- Komisyonculuk veya Tüccarlık yaparak sebze, meyve ticareti yapan vergi mükellefleri,
- İnternet ortamında gerçek ve tüzel kişilere yönelik araç, gayrimenkul satılmasına veya kiralanmasına yönelik ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri ve işletmecileri,
- İnternet ortamında reklam yayınlanmasına aracılık eden firmalar.
E-faturaya nasıl geçilir?
Yukarıda bahsettiğimiz firmalar arasında yer alıyorsanız mutlaka e-faturaya geçmeniz gerekiyor. Tüzel bir kişiliğe sahip bir firma veya şirketseniz e-faturaya geçmek için öncelikle TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından sağlanan Mali Mühür almanız gerekiyor. Mali Mührünüz olmadan e-fatura kesemezsiniz.
Kamu Sertifikasyon Merkezinden Mali Mühür aldıktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığının Sitesi üzerinden e-fatura canlı ortam başvuru formu doldurularak e-faturaya geçmek istediğinizi belirtmelisiniz. E-fatura canlı ortam başvuru formunda yer alan bütün alanların doldurulması gerekmektedir.
Formun doldurulması sırasında kafanıza takılan sorular olursa Efatura canlı ortam başvuru formu başvuru rehberi ve klavuzuna bakabilirsiniz. Formda istenen bilgileri eksiksiz doldurduktan sonra “Mali Mühür Kullanarak Başvur” düğmesine tıklayın.
Başvuru formunuzun onaylanmasından sonra e-fatura kesmek, e-fatura göndermek ve e-fatura almak için hesabınızın aktivasyonunu yapmanız gerekiyor. E-Fatura aktivasyon işleminden sonra e-fatura başvuru işleminiz başarılı bir şekilde tamamlanmış oluyor. Bundan artık kolayca e-faturayı kullanarak fatura kesip fatura alabilirsiniz.
E-fatura nedir nasıl kesilir?
Kesmek istediğiniz fatura adedi az ise bunu www.efatura.gov.tr web sitesi üzerinden e-faturanızı kolayca kesebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı e-fatura portalı üzerinden kesilen faturalar maksimum 6 ay süre ile saklanır.
6 ay dolduktan sonra kesilen e-fatura sistem tarafından silinir. Sistem tarafından kesilen e-faturanın silinmesinden sonra e-faturaların saklanması yükümlülüğü fatura kesen firmaya aittir.
Eğer kesmek istediğiniz fatura adedi fazla ise kullanmış olduğunuz muhasebe yazılımını e-fatura portalı ile entegre etmeniz gerekiyor. Entegrasyonu yaptıktan sonra sorunsuz olarak faturalarınızı kesebilirsiniz. Ayrıca gelir idaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen entegratörler aracılığı ile de e-faturalarınızı kesebilirsiniz.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen entegratör firmaların listesine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.
Gelir İdaresi Başkanlığı Özel Entegratörler Listesi
E-faturanın avantajları nelerdir?
E-faturanın firmalara kazandırmış olduğu en büyük fayda maliyet tasarrufu sağlamasıdır. E-fatura sayesinde baskı ve kargo maliyeti ortadan kalkar. Faturalar müşterilere daha kısa zamanda, daha hızlı teslim edilir.
Fatura yazdırılırken ortaya çıkan sorunlar minimuma iner. E-fatura sayesinde faturalandırmadan ödemeye kadar geçen süre minimum süreye iner. Bu saydıklarımızın dışında e-faturanın bir çok avantajı bulunur.
E-fatura avantajları;
- E-fatura’ya geçiş ile birlikte fatura başına işlem maliyetlerinizin %60 – 80’i ortadan kalkar.
- E-fatura faturaların işlenme sürecini daha verimli ve daha şeffaf hale getirir. Bu sayede yasal gerekliliklere daha uyumlu olmanız sağlanır.
- Şifreli iletim sayesinde faturalarınız daha güvenli bir şekilde teslim edilir.
- E-faturanın kesilmesi ile muhatabına anında teslim edilir. Bu sayede ödeme süresi kısalır ve nakit akışınız iyileşmiş olur.
- E-fatura ile faturaların işlenmesi otomatik hale gelir, buda şeffaflığı sağlar.
E-fatura sorgulama
Kesilmiş olan bir faturanın e-arşiv sisteminde kayıtlı olup olmadığı online olarak sorgulayıp öğrenebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığının e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasından Satıcı VKN/TCKN, fatura no, ödenecek tutar kısmını yazıp elinizdeki e-faturanın e-arşiv sistemine kayıtlı olup olmadığını öğrenebilirsiniz. Fatura sorgulaması yaparken aşağıdaki hususlara dikkat etmeniz gerekiyor.
E-Fatura forgulamasında dikkat edilecek hususlar
1 – Sorguladığınız faturanın e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olunuz. (e-Arşiv kapsamında fatura düzenlemeye yetkili mükellefler e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi duyurulmaktadır.)
2 – Faturanızı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası/TC Kimlik Numarası bilgilerinin doğru girdiğinizden emin olunuz.
3 – Fatura üzerinde yer alan Fatura numarasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olunuz.
4 – Faturalar üzerinde ödenecek tutar ile genel toplam veya toplam tutar şeklinde farklı tutar alanları bulunmaktadır. Fatura sorgularken ödenecek Tutar bilgisinin ve bu tutarın kuruş hanelerinin doğru girildiğinden emin olunuz.
5 – Güvenlik kodu karmaşık harf ve sayılardan oluştuğundan bu diziyi doğru bir şekilde girdiğinizden emin olunuz.
Unutmayın e-Arşiv Fatura Sorgulama sayfasından sadece e-Arşiv Sisteminde Kayıtlı Faturalar sorgulanabilmektedir. Manuel olarak yani elle kesilen bir faturayı buradan sorgulayamazsınız. Sorgulasanız bile sonuç çıkmayacaktır.
E-arşiv nedir?
E-arşiv, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilerinize fatura kesmenizi sağlar. E-arşiv de tıpkı e-fatura gibi elektronik fatura türüdür. E-arşiv ile sadece tüzel kişilere değil aynı zamanda son kullanıcılarada e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.
Yasal zorunluluğu olmayan e-arşiv fatura mükellefi olmayan firmalar e-arşiv fatura kullanabilirler. Yanlız e-arşiv fatırayı kullanabilmek için e-fatura sistemine dahil olmanız gerekmektedir.
E-arşiv fatura nedir?
E-arşiv fatura işletmelerin dijital dünyadaki izlerini sürdürebilmeleri için kullandığı önemli bir elektronik belgedir. Vergi mevzuatına uygun olarak dijital olarak oluşturulur ve saklanır. Etkin ve çevreci bir çözüm olarak geleneksel kağıt faturaların yerini alır.
E-arşiv fatura işletmelerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmelerini kolaylaştırırken verilerin güvenli ve düzenli bir şekilde saklanmasını sağlar. Dijital dönüşümün bir yansıması olarak, hem işletmelerin işlem süreçlerini hızlandırır hem de çevre dostu bir yaklaşım sunar.
E-fatura hakkında sıkça sorulan sorular
E-fatura hakkında okuyucularımızdan gelen sorular şunlardır;
- E-faturayı her firma kullanabilir mi?
E-fatura kullanma zorunluluğu olmadan da isteyen tüm firmalar e-faturayı kullanabilir. Yani e-faturayı kullanmak için illada kullanması zorunlu firmalardan olmanıza gerek yok.
- Bir firmanın e-fatura kullanıp kullanmadığı nasıl anlaşılır?
Bir firmanın e-fatıra kullanıp kullanmadığı Gelir İdaresi Başkanlığının web sitesindeki e-faturaya kayıtlı kullanıcılar listesinden sorgulayarak öğrenebilirsiniz.
- E-fatura yazıcıdan yazdırılabilir mi?
İmzalı olan bir e-faturayı kendi yazcınızdan yazdırabilirsiniz. Bu anlamda yasal bir sınırlama bulunmamaktadır.
- Hem kağıt fatura hem de e-fatura kullanılabilir mi?
Hem kağıt hem de e-faturayı aynı anda kullanamazsınız. Kanunen e-faturayı kullanma zorunluluğunuz yoksa e-fatura ile normal faturayı kullanmanın avantajlarını karşılaştırıp bir karar vermelisiniz. Yani aynı anda hem fiziksel fatırayı hem de e-faturayı kullanamazsınız.
- E-fatura ilk ne zaman yürürlüğe girmiştir?
E-fatura 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu tebliğiyle 5 Mart 2010 tarihinde yürülülüğe girmiştir.
- E-fatura iptal edilebilir mi?
Kesilmiş olan bir e-faturayı fatura kesilmiş olan firma 7 gün içerisinde iptal edebilir. E-faturayı fatura kesen firma iptal edemez. 7 gün sürenin aşılması durumunda fatura kesilen firmada e-faturayı istesede iptal edemez.
- Mali mühürün bir kez alınması yeterli mi?
Mali mühürün 3 yıl geçerliliği vardır. Belirtilen sürenin sona ermesi ile birlikte yeniden alınması gerekiyor.
- Fatura gönderilen kişinin de e-fatura kullanıcısı olması gerekiyor mu?
Fatura gönderilen kişinin e-fatura kullanıcısı olmasına gerek yoktur. E-fatura kullanıcısı olmadan da fatura alabilir.
- E-arşiv faturası kullanmak için e-fatura sistemine dahil olmak gerekir mi?
E-arşiv faturayı kullanabilmek için önceden e-fatura kullanıcısı olmanız gerekiyor. E-fatura kullanıcısı değilseniz e-arşiv faturayı kullanamazsınız.
